En la parte inferior derecha, aparece el botón que permite importar/exportar alumnos desde / hacia un fichero en formato .xls / .csv (ambos compatibles con Excel)
El formulario para importar alumnos consta de los siguientes campos:
Formato: Seleccionar desde desplegable "CSV" o "XLS" (extensión del fichero a importar).
Fichero: ruta donde se encuentra el fichero que se quiere importar / exportar.
Panel para la configuración del formato "CSV":
Separador: por defecto ";".
La primera fila del fichero, contiene el nombre de las columnas (campos). Los nombres han de ser EXACTAMENTE los indicados, pudiendo ir en mayúsculas o minúsculas. Algunos de estos campos son obligatorios y otros opcionales.
DI: Identificador del alumno. Puede contener letras.
Nombre del alumno. Utiliza uno de los siguientes formatos:
NOMBRECOMPLETO: Los apellidos y el nombre están en un solo campo, separados por una coma (apellidos, nombre).
NOMBRE - APELLIDOS: Los apellidos van en un solo campo. El nombre va en un campo.
NOMBRE - APELLIDO1 - APELLIDO2: Los apellidos van en campos independientes. El nombre va en un campo.
Campos opcionales:
NIU: Aunque no es usado por GEXCAT, permite disponer de un identificador adicional.
CORREO: correo electrónico. Utilizado para enviar los resultados de los exámenes a los alumnos.
SEXO: Informativo.
MOVIL: Informativo.
OBSERVACIONES: Informativo.
Es indiferente el orden en que aparezcan las columnas. No es obligatorio rellenar todos los valores, pero si seguir el orden establecido en la cabecera. Si se utilizan nombres de columnas diferentes de los valores indicados, se ignorarán.
¡Atención codificación UTF 8! GEXCAT utiliza (al igual que la mayoría de aplicaciones fuera del entorno Microsoft), codificación UTF8, mientras que Excel genera ficheros con codificación ANSI. Ver como generar ficheros UTF8 desde Excel
Pulsar los siguientes enlaces para ver algunos ejemplos:
A partir de la versión 4 de GEXCAT ya no es necesario utilizar esta opción, ya que el proceso se hace automáticamente utilizando el campo NOMBRECOMPLETO.VER MAS.
Importar paso a paso un fichero de alumnos a partir de una hoja de cálculo.
Separar los nombres y apellidos de los alumnos en el caso de que esten en un solo campo.
Se deberá vigilar que los campos no contengan tabulaciones, caracteres ocultos, ...
CAMPOS OBLIGATORIOS
DI:
Identificador asignado al alumno. (DNI, Cédula, RUT, código asignado por el centro...). Puede contener números y letras, pero en el momento de la importación se copiará al campo identificador, numérico, de longitud máxima 8, eliminando todos los valores no numéricos. El campo identificador es el que se utiliza internamente para identificar al alumno dentro de GEXCAT.
Campo de texto. Longitud máxima 30
Nombre del alumno. Campo de texto. Utiliza uno de los siguientes formatos:
NOMBRECOMPLETO: Los apellidos y el nombre están en un solo campo, separados por una coma (apellidos, nombre).
NOMBRE - APELLIDOS: Los apellidos van en un solo campo. El nombre va en un campo.
NOMBRE - APELLIDO1 - APELLIDO2: Los apellidos van en campos independientes. El nombre va en un campo.
CAMPOS OPCIONALES
Correo:
Correo electrónico del Alumno. (Campo de texto. Debe tener formato de correo electrónico)
Sexo:
Sexo del Alumno (Campo de texto. Valores admitidos: "HOMBRE / MUJER / INDEFINIDO")
Móvil:
Móvil del Alumno. (Campo de texto).
NIU:
Campo actualmente no utilizado (Número de identificación del usuario en el correspondiente Centro).
OBSERVACIONES
Informativo.
Una vez comenzado el proceso de importación, se abre una nueva ventana con los resultados de la importación y los posibles errores que se hayan producido.
La pantalla tiene dos zonas:
Muestra los alumnos importados. Aquellos que no se vayan a importar por algún error, aparecerán con un fondo rojo.
Colocando el cursor encima de estos alumnos, se puede ver el tipo de error detectado.
Errores mas frecuentes
No puede ser null.
Causa: Falta algunos de los campos obligatorios (DI, nombre, apellidos) o (DI, nombre, apellido1, apellido2)
Solución. Revisar que los identificadores asignados en la primera fila sean uno de los siguientes valores: DI, nombre, apellido1, apellido2 o bien DI, nombre, apellidos
El identificador nnnn está duplicado.
Causa: ya existe un alumno con un DI que genera el mismo identificador. Por ejemplo, la vez anterior que se importó, el campo DI no llevaba letra y en la importación actual lleva letra. O viceversa.
Solución: localizar el alumno y editarlo para modificar el campo DI de forma que coincida con el que se quiere importar.
O bien modificar el DI en el fichero de importción para que coincida con el ya existente.
El tamaño tiene que estar entre 0 o 30.
Causa: El tamaño de los campos nombre, apellidos (o apellido1 y apellido2) ha de tener como máximo una longitud máxima de 30 caracteres.
Solución: Editar el fichero para limitar el tamaño máximo de los campos a 30 posiciones.
Si se utiliza Excel para crear el fichero CSV con los datos de los alumnos, hay una opción desde el propio Excel que permite definir el formato de codificación (GEXCAT utiliza codificación UTF8).
Al seleccionar "Guardar Como", en la ventana inferior derecha, desplegable Herramientas, se ha de escoger "Opciones Web".
En la nueva ventana seleccionar pestaña "Codificación" y escoger en el desplegable "Unicode (UTF-8)".
Pulsando el botón se tiene opción para descargar ficheros de importación. Se recomienda leer los ficheros LEEME.txt
ALUMNOS
A utilizar en Importar y Exportar Alumnos
GENERADORPREGUNTAS
Macro de Excel que permite generar preguntas en formato TXT
IMAGENES
Aunque el usuario puede copiar y pegar desde el navegador o cualquier fichero, se ofrecen estas imágenes de ejemplo (Utilizadas en importación preguntas de preguntas de Geografia, punto siguiente)
PREGUNTAS
Preguntas de varias temáticas en los formatos de importación utilizados por GEXCAT