BOLETIN-ALUMNOS

Alumnos

Alumnos

La versión 4 de GEXCAT incorpora mejoras significativas en el tratamiento de alumnos:

  1. Posibilidad de corregir exámenes sin haber importado previamente los alumnos a la asignatura / curso.
  2. Nuevo formato del nombre del alumno (NOMBRECOMPLETO) que permite la importación cuando los apellidos y el nombre estén en un solo campo (“apellidos, nombre”).
  3. Mejorada la importación de alumnos para gestionar posibles duplicidades de identificadores (DNI con o sin letra).
  4. Posibilidad de exportar a un fichero los alumnos de una asignatura (anteriormente sólo se podian importar)
  5. Añadida la opción de copiar alumnos entre asignaturas y/o cursos dentro del módulo de Utilidades.
  6. Añadida la posibilidad de importar alumnos directamente desde ficheros .xls (Excel) (próximamente en versión 4.1.5)

 

Vamos a revisar con mas detalle cada una de las mejoras incorporadas

Corregir exámenes sin haber importado los alumnos a la asignatura / curso.

Hasta la versión 4 de GEXCAT, era necesario haber importado los alumnos en la asignatura / curso para poder corregir un examen.

La versión 4 permite corregir los exámenes con la lista de alumnos vacia o con alumnos distintos a los del examen. Para ello en Propiedades / Exámenes, se debe marcar la casilla “Corregir exámenes de alumnos que no pertenecen a la asignatura“.

De esta manera, si el ID consignado en la hoja de respuestas no existe en la lista de alumnos, se da de alta un alumno ficticio de nombre NOMBRE nnnnn y apellidos APELLIDOS nnnnn, al que se le asigna la nota.

Posteriormente, se podrán importar si se desea los datos reales de los alumnos. Si el ID coincide, se sustituirán los datos ficticios (nombre y apellidos) por los reales.

Si la casilla “Corregir exámenes de alumnos que no pertenecen a la asignatura” está desmarcada y el alumno no existe en la asignatura, se dará un aviso y no se calculará la nota.

Nuevo formato importación

Se ha añadido un nuevo campo, NOMBRECOMPLETO , para permitir la importación de alumnos cuyo nombre este en un solo campo.

Los datos personales del alumno tienen el formato “Apellidos, Nombre”, es decir la separación de los apellidos y el nombre es una coma y un espacio (p.ej. “López García, Juan”)

Por lo tanto, se pueden importar alumnos con los datos personales en los siguientes formatos

  • NOMBRECOMPLETO
  • NOMBRE, APELLIDOS
  • NOMBRE, APELLIDO1, APELLIDO2

 

Gestión identificadores duplicados

Los alumnos se identifican a partir de un ID (identificador) generado a partir del DI (Documento de identificación). El DI corresponde a la identificación real del alumno (DNI, Pasaporte, Código de identificación, …).

  • DI puede contener letras y números, y puede tener cualquier longitud
  • ID generado por GEXCAT a aprtir del DI
    • sólo contiene números. El ID es el DI sin las letras que puede contener.
    • puede tener hasta 8 posiciones.

 

El ID es la clave primaria utilizada por GEXCAT para referenciar a los alumnos.

Hay situaciones en que dos DI pueden generar el mismo ID. El caso mas habitual es cuando un curso el alumno viene informado con un DNI sin letra y el curso posterior se identfica al alumno con un DNI con letra.

En ambos casos el alumno tendrá el mismo ID, pero el DI será diferente.

Hasta la versión 4 de GEXCAT, aparecía un aviso indicando que ya había un alumno con el mismo ID pero con distinto DI y no permitía su importación. Para poder hacerlo, había que quitar o poner manualmente la letra en la ficha del alumno, para que coincidiese con los datos importados.

A partir de la versión 4, se ha implementado un algoritmo capaz de reconocer situaciones habituales (DNI con y sin letras) y dar aviso de error en otras situaciones (p.ej. DI X0123456J o DI 12X345RB6, que generan el mismo identificador), lo que permitirá reducir significativamente las incidencias en la importación de alumnos.

Exportación alumnos

Para mejorar la operatividad, se ha incorporado la posibilidad de exportar los alumnos de una asignatura (anteriormente sólo se podian importar).

Copiar/mover alumnos entre asignaturas

Dentro del módulo de Utilidades, se ha añadido la opción de copiar/mover alumnos entre asignaturas y/o cursos para gestionar posibles movimientos / rematriculaciones de alumnos entre grupos.

Importación desde formato .xls (Excel)

Se puede escoger en un desplegable entre:

  • CSV. Formato de texto, compatible con Excel
  • XLS. Formato nativo de Excel

 

De esta forma, no será necesario convertir los ficheros desde Excel a formato CSV (a partir de la versión 4.1.5).

Información adicional: