¿Cómo es la BD de GEXCAT?

Debe realizar periódicamente copias de seguridad. La base de datos es un activo muy valioso que va incrementando su valor con el transcurso del tiempo. Además de las copias de seguridad que realice en su equipo, revise otra forma adicional de preservar sus datos en el apartado 4.6, copias de seguridad.

El núcleo central del programa GEXCAT es su base de datos (BD). Es una BD monousuario, encriptada y protegida, por lo que sólo puede ser utilizada por un usuario concreto asociada a su licencia.

Una de las opciones mas interesantes de GEXCAT es que la base de datos puede estar instalada en cualquier dispositivo móvil (pen drive, disco duro externo, …) o en la “nube” (Dropbox, Google Drive, Box, … ) lo que facilita que se pueda utilizar en cualquier ordenador que tenga instalado GEXCAT. El programa no está protegido y se puede instalar libremente, pero lo que si está protegida es la base de datos y asociada a un usuario concreto (correo electrónico + licencia ), por lo que no es posible su uso por otro usuario (otra dirección de correo)

La utilización de la base de datos está asociada a la licencia, por lo que hay que llevar un cuidado especial sobre como se utiliza una misma base de datos por un mismo usuario desde varios ordenadores.

Si la base de datos se utiliza en un solo ordenador con la configuración por defecto, lo que se detalla a continuación no es aplicable, ya que se trata de una base de datos “fija”, por lo que no hay peligro de desactualización de la misma.

Si un usuario tiene instalada la base de datos en varios ordenadores, existen tres posibilidades de utilización de la BD:

1. Instalada en un dispositivo móvil (pen drive, disco externo, …)
2. Instalada en la “nube” (Dropbox, Google Drive, …)
3. Base de datos en cada uno de los ordenadores (posible, pero totalmente desaconsejable)

Antes de entrar a comentar las posibles opciones escoger, queremos recalcar que por la naturaleza de estos medios (pen drive, Dropbox, …), son más susceptibles de producir errores y por tanto se recomienda más encarecidamente la realización de una copia de seguridad programada para evitar situaciones desagradables y de difícil resolución.

La opción 1 no representa ningún problema, ya que es una base de datos “que viaja” a cada ordenador. El único punto a tener en cuenta es que deberá estar direccionada adecuadamente en el momento de la conexión ( Pantalla Inicial, Ajustes, Pestaña Parámetros de Conexión).

La opción 2 es muy cómoda ya que permite desentendernos del transporte de la base de datos al estar en la “nube”.

No obstante, la forma de trabajar en estos entornos plantea ciertos problemas potenciales de los cuales el usuario debe ser muy consciente para evitar problemas (ver ¿Que problemas puedo tener con la Base de Datos cuando es utilizada en mas de un ordenador?)

La palabra clave es “sincronización”. En estos entornos se trabaja con una copia del contenido del disco duro virtual (“nube”) en el disco local. De esta forma el funcionamiento para el usuario es transparente, ya que la velocidad es la del disco local y no se ve afectada por la velocidad de la conexión a Internet.

Estos sistemas “sincronizan” periódicamente los datos locales con los datos de la nube y viceversa. Es decir, los datos modificados localmente son subidos o bajados dependiendo de la fecha y hora de modificación de los mismos.

Por lo tanto, antes de apagar el equipo, el usuario debe permitir que los datos locales que se hayan modificado sean subidos a la nube.

Y viceversa, cuando se conecte desde otro ordenador, debe permitir que todos los datos se actualicen antes de arrancar GEXCAT.

ATENCIÓN ¡REVISAR CUIDADOSAMENTE!

• No arrancar GEXCAT mientras Dropbox se este sincronizando. (flechas moviéndose)
• No apagar el equipo mientras Dropbox se este sincronizando (flechas moviéndose)
• Se puede arrancar GEXCAT o apagar el equipo cuando Dropbox esté sincronizado (signo OK)
• Si está trabajando con un ordenador que no tiene acceso a Internet se puede perder información, ya que al trabajar localmente los datos no se subirán a la nube. Si posteriormente se conecta desde otro equipo, la información de los distintos equipos, una vez sincronizada, ¡PUEDE SER INCOHERENTE O HABERSE PERDIDO!

Periódicamente (p.ej a final de cada curso), exporte las preguntas a uno de los formatos compatibles (GIFT, TXT, CSV), de forma que pueda tenerlos en un formato legible.

La opción 3, Base de Datos en cada uno de los ordenadores es posible, pero totalmente desaconsejable, ya que el usuario debería copiar la BD del último equipo con el que hubiese trabajado y restaurarla sobre el equipo sobre el que quisiese trabajar. Todo esto para cada uno de los equipos con los que estemos trabajando, por lo que además de ser una opción engorrosa, se pueden producir errores y copiar o restaurar BD equivocadas y generar problemas mayores. Una opción alternativa a esta y mucho mas sencilla es la opción 1.

En caso de que la versión de la BD esté desactualizada, aparecerá el error “las versiones no coinciden”. Este aviso se da para evitar que tenga la base de datos con información diferente en cada uno de los ordenadores.

La ubicación de la BD aparece mostrada en la pantalla inicial, al arrancar el programa. Puede modificar su ubicación en Ajustes, Parámetros de Conexión

ATENCIÓN

¡MUY IMPORTANTE! En caso de tener el programa instalado en varios equipos, todos ellos deberán estar trabajando con la misma versión del programa, con objeto de evitar errores inesperados si trabajan con versiones diferentes de la BD.